Hallitus 21.5.2018

Rekisterinpitäjä

Suomen Kulttuurirahasto sr (säätiö), jäljempänä Kulttuurirahasto
0116947-3
Bulevardi 5 A, 00120 Helsinki
puhelin + 358 9 612 810
sähköposti yleisinfo@skr.fi tai etunimi.sukunimi@skr.fi

Rekistereistä vastaava henkilö

Antti Arjava, yliasiamies
yhteystiedot yllä
sähköposti etunimi.sukunimi@skr.fi

1. Käsiteltävien henkilötietojen kategoriat

Kulttuurirahastossa on henkilörekisterit liittyen

a. apurahojen hakemiseen, myöntämiseen ja seurantaan
b. yhteistyötahoihin ja heille tiedottamiseen ja muuhun viestintään sekä
c. lahjoituksiin ja testamentteihin.

Lisäksi pidetään työsuhteisiin liittyvää henkilörekisteriä.

2. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käsittelyn tarkoitukset

Käsittelyn peruste apurahoissa on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, yhteistyötahojen osalta pääsääntöisesti suostumus ja lahjoitusten ja testamenttien osalta laki. Jokaisesta rekisteristä on laadittu erillinen rekisteriseloste, joka on rekisteröityjen saatavilla Kulttuurirahastossa, työsuhteiden osalta Kulttuurirahaston intranetissä.

3. Säännönmukaiset tietolähteet

Apurahatoiminta

Apurahatoiminnan rekisteriin tallennettavat hakijan ja hakemuksen tiedot sekä selvitys apurahan käytöstä saadaan apurahan hakijoilta itseltään Kulttuurirahaston oman apurahajärjestelmän kautta.

Ulkopuolisen lausunnonantajan ja lausunnon tiedot saadaan apurahanhakijan pyynnöstä lausunnonantajalta itseltään Kulttuurirahaston oman apurahajärjestelmän kautta.

Apurahajärjestelmää käyttävät Kulttuurirahaston nimetyt työntekijät tallentavat apurahojen hallinnolliseen käsittelyyn, myöntämispäätöksiin ja maksatukseen liittyvät tiedot.

Yhteistyötahot

Kulttuurirahaston luottamushenkilöiden, asiantuntijoiden, lahjoittajien, palkinnonsaajien, rahaston järjestämien kurssien osallistujien ja vastaavien henkilöiden tiedot on saatu henkilöiltä itseltään.
Kulttuurirahaston ulkopuolisiin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden tiedot on saatu julkisista lähteistä kuten yhteisöjen verkkosivuilta.

Taidekoti Kirpilän asiakasrekisteriin kuuluvien tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään.

Lahjoittajat ja testamentin tekijät

Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään.

4. Evästekäytäntö

Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto varastoi vierailijan tietokoneelle ja jonka vierailijan selain tarjoaa verkkosivulle joka kerta vierailijan vieraillessa sivustolla. Kulttuurirahasto käyttää verkkosivuillaan evästeitä seuratakseen Kulttuurirahaston verkkosivujen ja niiden yhteydessä toimivan apurahajärjestelmän liikennettä. Evästeitä ei käytetä markkinointiin tai mainostamiseen. Evästeet voi poistaa käytöstä tai asettaa selaimen asetuksista evästeille hälytyksen.

5. Henkilötietojen luovutukset

Kulttuurirahasto käyttää kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, jotka saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa, ja Kulttuurirahasto pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.

Lahjoittaja- ja testamenttirekisterissä olevan henkilön tietoja voidaan siirtää ainoastaan henkilön erillisellä kirjallisella suostumuksella Kulttuurirahaston yleiseen yhteistyötahojen henkilörekisteriin.  

Apurahahakemuksen käsittelyn aikana rekisterinpitäjä voi vaihtaa tarvittavia tietoja muiden rahoittajatahojen kanssa rahoituksen kokonaistason varmistamiseksi ja päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille osapuolille. Kulttuurirahasto saattaa joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.

6. Henkilötietojen suojaaminen

Kulttuurirahasto vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein.

Kulttuurirahasto on ohjeistanut henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöään henkilötietojen oikeasta käsittelystä ja niiden luottamuksellisuudesta. Henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta huolehditaan sekä osaamista ylläpidetään. Tietoja pääsevät käsittelemään vain ennalta nimetyt henkilöt, joiden työtehtävät tätä vaativat. Kullakin nimetyllä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä sekä pääsyltä henkilötietoihin.

Kulttuurirahaston ja sen alihankkijoiden tietoverkko ja laitteisto, jolla henkilötiedot sijaitsevat, on suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla asianmukaisilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on järjestetty asianmukainen kulunvalvonta ja pääsyä tiloihin on rajoitettu.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

7. Henkilötietojen säilyttäminen

Kulttuurirahasto on määritellyt jokaiselle henkilötiedolle erillisen säilyttämisajan, joka käy ilmi rekisteriselosteesta. Lisäksi käsittelytoimista laadittu kuvaus määrittelee sen, miten tiedot säilytysajan päättämisen jälkeen tuhotaan tietoturvallisesti.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa se, mitä tietoja hänestä on rekisteröity Kulttuurirahastossa lukuun ottamatta asiantuntijoiden ja lausunnonantajien arvioita apurahojen hakijoista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset tiedot korjatuksi. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista milloin tahansa. Mikäli tietojen antaminen on perustunut suostumukseen, tiedot poistetaan heti. Mikäli tiedot on rekisteröity lain tai Kulttuurirahaston oikeutetun edun perusteella, mahdollisesta poistamisesta tehdään erillinen kirjallinen päätös. Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

9. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kulttuurirahaston muuttaessa tietosuojaselostetta ilmoitus muutoksesta julkaistaan kotisivuilla osoitteessa skr.fi.

10. Tietosuojaselosteen ja henkilörekistereiden saatavuus

Kulttuurirahaston tietosuojaseloste pidetään saatavilla Kulttuurirahaston toimipaikassa sekä kotisivuilla osoitteessa skr.fi.Seuraavia rekisteriselosteita voi pyytää nähtäväksi Kulttuurirahaston toimistosta: Apurahatoiminnan henkilörekisteri, Kulttuurirahaston henkilörekisteri Here, Lahjoitusasioiden rekisteri sekä Taidekoti Kirpilän rekisteri. Lisäksi työsuhteeseen liittyvien henkilötietojen rekisteriseloste pidetään saatavilla Kulttuurirahaston intranetissa.